İşletmeler için araç yönetimi yalnızca bir taşıma meselesi değildir. Doğru planlama yapılmadığında zaman kaybı, yüksek maliyetler ve operasyonel tıkanıklıklar kaçınılmaz olur. Bu noktada devreye, filo yönetimini dijitalleştiren filo kiralama programları girer.
Filo Kiralama Programı Ne İşe Yarar?
Filo kiralama programı, araç yönetiminin tüm bileşenlerini tek bir platform altında toplar. Plaka, araç türü, marka, model, kilometre bilgileri gibi temel envanter verileri sistematik olarak kaydedilir ve her bir aracın güncel durumu anlık olarak takip edilebilir.
Programın en önemli işlevlerinden biri, müşteri bazlı sözleşmelerin dijital ortamda saklanması ve bu sözleşmelere kolay erişim sağlanmasıdır. Kiralama süresi, ödeme planı, araç teslim ve iade tarihleri gibi tüm sözleşme detayları sisteme tanımlanabilir. Ayrıca bu veriler otomatik hatırlatmalarla desteklenerek kullanıcılar için zamanında aksiyon alma imkânı sunar.
Filo yönetiminin önemli diğer unsurları olan bakım, muayene ve sigorta takibi de program dahilinde otomatikleştirilebilir. Periyodik bakım aralıkları, muayene son tarihleri ve poliçe yenileme zamanları sistem tarafından izlenir ve ilgili kullanıcılar bilgilendirilir. Bu da hem yasal uyumluluğu sağlar hem de operasyonel aksaklıkların önüne geçer.
Ayrıca program, filo içindeki kullanılmayan ya da düşük kullanım oranına sahip araçları belirleyerek boşta kalan kaynakların tespitini kolaylaştırır. Bu sayede filo optimizasyonu yapılabilir ve atıl kapasitenin önüne geçilir.
Maliyet analizi de filo kiralama programlarının sunduğu güçlü avantajlardan biridir. Yakıt tüketimi, bakım giderleri, sigorta primleri ve diğer masraflar izlenerek detaylı raporlar oluşturulabilir. Bu raporlar sayesinde yöneticiler; gider kontrolü, maliyet/fayda analizi ve bütçe planlamasında daha sağlıklı kararlar alabilir.
Filo Kiralama Sürecinde Karşılaşılan Temel Sorunlar
Manuel yöntemlerle filo yöneten şirketler genellikle şu problemleri yaşar:
- Sözleşmelerde tarih ve içerik karışıklığı
- Kaçırılan bakım ve muayene tarihleri
- Verimsiz kullanılan araçlar
- Teslimat ve iade süreçlerinde gecikmeler
- Denetlenemeyen veya belirsiz maliyetler
Bu sorunları ortadan kaldırmak için bulut tabanlı filo kiralama yazılımı kullanmak büyük avantaj sağlar.
İyi Bir Filo Kiralama Yazılımında Olması Gereken Özellikler
Başarılı bir filo kiralama sistemi şu temel modülleri içermelidir:
- Araç Envanteri Yönetimi: Aktif, pasif, satışta ya da kiralanmış tüm araçların listelenmesi
- Kiralama Süreci Takibi: Başlangıç-bitiş tarihleri, ücretler, teslim kayıtları
- Sözleşme Modülü: Dijital imza ve arşivleme desteği
- Bakım ve Muayene Takibi: Servis planlaması ve uyarı sistemi
- Müşteri Yönetimi: Kişi ya da kurum bazlı işlem geçmişi
- Boş Araç Tespiti: Anlık olarak kiralanabilir durumdaki araçların listelenmesi
- Raporlama ve Analitik: Kira gelirleri, araç başı maliyet ve doluluk oranı gibi metriklerin sunulması
Titarus Filo Kiralama Programı ile Tanışın
Titarus, araç kiralama ve rent a car şirketleri için geliştirilmiş tam entegre ERP tabanlı filo kiralama yazılımıdır. Tek bir panodan; filo yönetimi, rezervasyon, kontrat, faturalandırma, muhasebe, CRM ve insan kaynakları süreçlerini anında kontrol etmenizi sağlar
-
Filo Kiralama Programı olarak tüm araçlarınızın günlük, kısa dönem, uzun dönem ve şoförlü kiralama süreçlerini ayrı modüllerle yönetebilirsiniz.
-
Boş Araç Formları (BAF) ile araçların atıl kalma süresini azaltır, filo verimliliğini artırırsınız.
-
Fiyatlandırma Otomasyonu sayesinde fiyat periyotları tanımlayabilir; araç tipi, dönem ve müşteri segmentine göre dinamik fiyatlar belirleyebilirsiniz
-
Kontrat Yönetimi modülü, toplu faturalandırma ve şube‑bazlı kontrat ayrıştırmasını destekler
-
Muhasebe ve E‑Fatura Entegrasyonu ile finans-muhasebe süreçlerinizi tamamen dijital platforma entegre edersiniz
-
Mobil Uyumluluk: Cep telefonu ve tablet gibi tüm cihazlarda sınırsız yetkiyle çalışan mobil uygulamalarla sahada tam kontrol sahibi olursunuz
Titarus; entegre web sitesi ve online rezervasyon altyapısıyla, araç tanıtımlarından online ödeme sistemine kadar uçtan uca çözüm sunar. Ayrıca CRM, müşteri ilişkileri ve müşteri temsilcisi yönetimiyle güçlü pazarlama ve satış destek çevrimi haline dönüşür.
Neden Filo Kiralama Programı Kullanmalısınız?
Bugün hâlâ Excel tabloları veya fiziksel formlarla filo yöneten şirketler zaman ve para kaybediyor. Oysa dijital filo yönetimi:
- Operasyonel hataları azaltır
- Maliyetleri görünür ve kontrol edilebilir hâle getirir
- Müşteri memnuniyetini artırır
- Rekabet avantajı sağlar
Sonuç: Dijitalleşin, Filonuzu Verimli Yönetin
Filo yönetimi artık her ölçekteki işletme için dijital dönüşüm gerektiren bir alan.
Titarus Filo Kiralama Programı ile araçlarınızı dijital ortamda yönetin, süreçleri şeffaflaştırın ve büyümeye odaklanın.
